令和４年１０月から一部の届出様式が変更となります

【日本年金機構】

法改正や処理方式の見直しを行うため、令和４年１０月から一部の届出様式が変更となります。

＜対象届書＞
保険料口座振替納付（変更）申出書
育児休業等取得者申出書／終了届
産前産後休業取得者申出書／変更届
適用事業所名称／所在地変更届
事業所関係変更届
新規適用届
適用事業所全喪届
任意適用申請書
任意適用取消申請書

新しい届出様式の詳細は、令和４年９月中旬に日本年金機構ホームページへ掲載されます。

※様式変更対象の届書を令和４年１０月以降に提出される場合は、変更後の届書様式を使用するようお願いします。

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タグ：日本年金機構 届出様式

郵便の送り方の違いをご存知ですか？

デジタル化やペーパーレスがささやかれている昨今ですが、アナログの書類のやり取りはゼロにはなっていません。
もともと郵便にはさまざまな種類がありますが、皆さんは郵便の種類の違いはご存知ですか？
人事労務に携わる人はもちろん、業務に限らず知っていると日常でも役立つ郵便の種類について
簡単にまとめてみましたので、知っている方もそうでない方も一緒におさらいしてみましょう。

①普通郵便
一番基本の郵便です。定型の物であれば84円から送ることができるのでとても便利ですね。
この普通郵便は配送の記録は残らず、一度出したものはよっぽどのことがない限りは、原則発送を止めることはできません。
まためったに起こりませんが、郵便事故が発生した場合も保障のない発送方法です。
今年10月2日より日曜祝日に加え土曜日の配達も休止になりましたので、到着するまでの日にちには注意が必要です。

②特定記録郵便
「ポストに入れた」という記録が残る郵便です。
また配達の際にも手渡しではなくポストに配達されます。簡易書留にするほどでもない書類や
対面での受け取りが難しい場合に書類を送る際に使われることも多いようです。

③簡易書留
記録が残り、相手への受け渡しが手渡しされる郵便です。
相手が確かに受け取ったことを確認したい場合や、万が一の事故にあってしまっては困るような重要な書類の送付に使われる事が多いようです。

④書留郵便
簡易書留と似ていますが、その二つの違いは補償金額です。また記録の取り方が細かいため、価値の高いものを送りたい時に便利な送付方法です。
補償金額により送付の価格は違います。

⑤現金書留
唯一現金が送れる郵便の方法です。
どうしても現金を送らないとならない場合に使われます。また現金書留専用の封筒を用意したり割り印を押したりしないとならないため、手間がかかります。昨今では振込等に比べて料金がかかる事が多いため、使うかどうかの好みが分かれると思われます。

⑥配達証明郵便
書留郵便に配達証明をつける送付方法です。
書留なので相手方へは手渡しで配達され、配達が完了すると差出人にはいつ配達されたのかがわかるはがきが届きます。
確実にいつ相手が受け取ったのかを知りたい時に便利です。

⑦速達郵便
普通郵便や簡易書留、書留など早く届けたい場合にプラスで使います。
つけるとどれくらい早くなるのかは一概には言えませんが、遠くへ送る際にはだいぶ違いがあります。
普通郵便は原則１日１回配達であるのに対し、複数回配達してくれるというメリットもあります。
また普通郵便は土日曜祝日は配達されませんが、速達であれば配達されますので急いでいるときには便利ですね。

⑧スマートレター
A5ファイルサイズまでの書類を送るのに便利なツールです。専用のスマートレターを購入して郵便ポストに投函すれば届けてくれます。
ただし送るものには制約があり、追跡はできません。
さらに土日祝日の配達と速達の対応はできないのと郵便事故の保障はありませんのでちょっとしたものを送る際には便利ですが注意が必要です。

⑨レターパックライト
上記スマートレターよりも大きいA4ファイルサイズまでの物を送るのに便利なツールです。こちらは追跡番号がついているので配達までの足取りを大まかに追いかけることができます。配達は郵便ポストへの投函となります。

⑩レターパックプラス
レターパックライトと同じくA4サイズの物が送れます。またこちらは対面の手渡しで配達してくれますので、確実に届けたいものの配送に便利です。

①～⑦の各種郵便はもちろん信書が送れます。

請求書を始めとする信書と呼ばれる重要書類は運送会社のメール便などでは送ることのできないのは、ご存知ですか？
実は⑧～⑩までのポスト投函ツールは、信書も送ることができます。
うまく活用すればビジネスシーンでも活躍の場が多い便利な送付方法です。

どうでしたか？
細かく分類すれば、このほかにも様々な書類の送付方法がありますが、大まかに郵便の種類について解説してみました。
どんな書類なのか。どのように届けるのが適切なのかなど、知識として蓄えておくと何かと便利なのではないかと思います。
みなさまの日常のシーンで役立てる日が来ますように。

参考サイト：日本郵政グループHP（https://www.post.japanpost.jp/index.html）



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標準報酬月額の特例改定 今年末まで延長

令和2年4月から令和3年7月までの間に新型コロナウイルス感染症の影響による休業により著しく報酬が下がった方について、健康保険・厚生年金保険料の標準報酬月額を、通常の随時改定（4か月目に改定）によらず、特例により翌月から改定を可能としているところですが、今般、令和3年8月から令和3年12月までの間に新型コロナウイルス感染症の影響による休業に伴い報酬が急減した方や、令和2年6月から令和3年5月までの間に休業により著しく報酬が下がり特例改定を受けている方についても、特例措置が講じられることとなりました。

特例改定の要件は
新型コロナの影響による休業で報酬が急減した月がある、
報酬が２等級以上低下した
本人の書面による同意
の３点となっています。

詳しくは＜日本年金機構　新型コロナウイルス感染症の影響に伴う休業により著しく報酬が下がった場合における標準報酬月額の特例改定のご案内＞をご確認ください。

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タグ：新型コロナ 特例改定

ヒヤリ、ハッとは○○のうち？！

猛暑というよりも酷暑という言葉がしっくりくるような厳しい暑さが続いています。
ヒンヤリしたものが恋しくなるような毎日ですが、業務上のドキッとするような事件は困りますよね。
「もしかしたらミスしたかも？」と、冷や汗をかいても涼しくはなりません。

そんな冷や汗をかかないために、今回は個人情報保護委員会のパンフレットより、ヒヤリ事例を一つご紹介します。皆さんの会社では対策は万全でしょうか？

マイナンバーの取り扱いに関するヒヤリ

【ヒヤリ事案】
・人事異動があったので「従業員名簿」を修正し、社内の電子掲示板に掲示しようとしたところ、誤って同じフォルダーに保存していた「個人番号管理簿」を掲示しそうになった。

【未然に防ぐために】
・マイナンバー（個人番号）を管理するファイルは、他の人事管理ファイル等とは別のフォルダーに保存する方が安全です。
・インターネット上のホームページで公表する場合だけでなく、社内の電子掲示板などにお知らせなどを掲示する場合も、公表等する資料に表計算ソフトの不要なシートや非表示部分など、開示できないものが含まれていないかよく確認しましょう。

どうでしたか？
こちらのパンフレットにはこのような事例を含め、特定個人情報の取り扱いに関する注意事項や実際に漏洩が発生してしまった事案について、事業者・個人など対象者を分けながらわかりやすくまとめられています。

人事労務担当者が作業を行っていく中で、個人情報の漏洩は絶対あってはならない事ではありますが、100％起こりえない事ではありません。

今一度、事例やポイントを見ることで個人情報漏洩に対する意識を高めてみてはいかがでしょうか？

↓↓↓くわしくはこちらから↓↓↓

特定個人情報を取り扱う際の注意ポイント-個人情報保護委員会-


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まもなく労働保険の申告・納付手続き開始

まもなく労働保険の年度更新の申告・納付手続きが開始されます。
令和３年度労働保険の年度更新期間は
　６月１日（火）～７月１２日（月）になります。

年度更新の申告書は、５月末日頃に会社等に郵送され、管轄の都道府県労働局や労働基準監督署への郵送、電子申請、直接窓口へ出向いて申告します。

労働保険とは労働者災害補償保険(一般に「労災保険」といいます)と雇用保険を総称した言葉であり、保険給付は両保険制度で別個に行われていますが、保険料の徴収については、両保険は「労働保険」として一体のものとして取り扱われます。
事業主は、労働者を一人でも雇っていれば労働保険に加入し、労働保険料を納付する必要があります。

労働保険料は、年度当初に概算で申告・納付し、翌年度の当初に確定申告の上精算することになっており、事業主は、前年度の確定保険料と当年度の概算保険料を併せて申告・納付する必要があります。
これを「年度更新」といい、原則として例年6月1日から7月10日までの間に、労働基準監督署、都道府県労働局及び金融機関で手続を行うことになります。
今年も新型コロナウイルス感染症等の影響による労働保険料等の納付に係る猶予制度を適用してもらえる場合があります。

なお、特定の法人（資本金１億円を超える法人等）については、2020年4月より電子申請が義務化されています。
弊社でも労働保険の電子申請を行っておりますが、紙に書いて申告書を提出するよりはかかなり作成が楽ですし、紙ですと間違えたとき大変ですが、入力文字を修正するだけなので助かります。
労働保険は、過去の給与データから保険料を正確に算出することが重要になります。
なるべく早めに作成し、日にちに余裕を持って申告すると良いと思います。


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適用事業所が日本年金機構に提出する書面の押印・署名の取扱いについて

厚生労働省年金局から日本年金機構に対し、適用事業所が日本年金機構に提出する書面の押印・署名の取扱いについて通知がありましたのでご案内したいと思います。

最近は日々新型コロナウイルス感染症のニュースで報道されていますが、厚生労働省として感染防止対策は極めて重要なことと考えれており、適用事業所が日本年金機構に提出する書面の押印・署名について、柔軟に対応するように通知が出ています。

具体的には、通常、適用事業所が日本年金機構に書面で提出する場合、事業主の押印又は署名を必要とされていますが、当分の間、事業主の押印又は署名がなくても、そのことのみだけで不備返戻を行わず、処理を行って差し支えないとの通知です。

※事業主の署名・押印を必ず省略しても良いというわけではなく、やむを得ずできない場合の暫定措置と思われます。

また、以下の届出等については、特に慎重に本人確認を行う必要があると考えられることから、年金機構にはできる限り押印又は署名をお願いするようにとしているが、他の方法により本人確認が可能な場合は押印又は署名を不要とし、柔軟に対応するようにと通知しています。

➀事業主に対して手続の結果に係る通知（決定通知書等）が送付されず、事業主が当該手続が行われたことを把握できない届書等　
　健康保険・厚生年金保険　適用事業所全喪届
　健康保険・厚生年金保険　事業所関係変更（訂正）届
　健康保険・厚生年金保険　被保険者生年月日訂正届
　※船員保険関係は省略

②郵送通知物の宛先となる住所及び氏名の変更に係る届書等（法人登記簿等が添付される場合にあっては当該登記簿等に記載の所在地と異なる所在地を届け出る場合に限る。）
　健康保険・厚生年金　新規適用届
　健康保険・厚生年金　適用事業所　名称/所在地　変更（訂正）届
　健康保険・厚生年金保険　被保険者住所変更届
　健康保険・厚生年金保険　被保険者氏名変更（訂正）届
　※船員保険関係は省略

③当該手続により直接的に金銭の支払等が発生する届書等
　保険料等還付請求書
　健康保険・厚生年金保険　保険料口座振替納付（変更）申出書
　健康保険・厚生年金保険　保険料預金口座振替辞退（取消）通知書
　※船員保険関係は省略


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新型コロナウイルス感染症の影響に伴う休業で著しく報酬が下がった場合における 標準報酬月額の特例改定について

新型コロナウイルス感染症の影響により休業した方で、
休業により報酬が著しく下がった方について、事業主からの届出により、
健康保険・厚生年金保険料の標準報酬月額を、通常の随時改定（4か月目に改定）によらず、
特例により翌月から改定可能となりました。

標準報酬月額の特例改定は、次の3つの条件を全て満たす場合に行うことが可能です。

事業主が新型コロナウイルス感染症の影響により休業（時間単位を含む）させたことにより、急減月（令和2年4月から7月までの間の1か月であって、休業により報酬が著しく低下した月として事業主が届け出た月）が生じた方

急減月に支払われた報酬の総額（1か月分）に該当する標準報酬月額が、既に設定されている標準報酬月額に比べて、2等級以上下がった方
※　固定的賃金（基本給、日給等単価等）の変動がない場合も対象となります。

特例による改定を行うことについて、本人が書面により同意している方
※　被保険者本人の十分な理解に基づく事前の同意が必要となります。
（改定後の標準報酬月額に基づき、傷病手当金、出産手当金及び年金の額が算出されることへの同意を含みます。）
※　本特例措置は、同一の被保険者について複数回申請を行うことはできません。

算定や通常の月変が多い時期と重なっているため、事務処理作業が煩雑となり、保険料額の遡及等で間違いも生じやすくなりますので、申請される場合はその後の給与計算処理に注意して行ってください。

詳しくは日本年金機構のホームページをご覧ください。
https://www.nenkin.go.jp/oshirase/topics/2020/0625.html

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タグ：コロナ,特例,随時改定,特例改定,標準報酬月額

外国人を雇用する事業主の方へ

令和２年３月１日以降に、雇入れ、離職をした外国人についての外国人雇用状況の 届出において、在留カード番号の記載が必要となります。

外国人材の受入れ拡大を推進する政府は、新たな在留資格を設け、
2025年までに50万人超の就業を目指すとしています。
そうした流れを受けて、外国人雇用状況届出情報を厚生労働省と法務省間で情報共有することにより、
より一層適切な雇用管理、在留管理を図ることを目的として、労働施策総合推進法施行規則が改正され、
外国人雇用状況届出の届出事項に在留カードの番号を加える等、所要の改正が行なわれることとなりました。

雇用保険被者の場合とそれ以外雇用保険被者の場合で届出方法が異なりますので、ご注意ください。

詳しくは
外国人雇用状況の届出において、在留カード番号の記載が必要となります。
をご参照ください。

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H30年10月1日より日本年金機構（協会けんぽ）の被扶養者の認定が厳しくなりました

大きな変更点は以下の3点です。

①身分関係について
被保険者と扶養に加入したい方の身分関係について、同性か別姓かに関わらず、戸籍謄本等※の添付が必要となりました。
従前は同性の場合は添付なしでOKでした。

添付を省略できる場合
・届書に被保険者と扶養認定を受ける方の両方のマイナンバーを記入
・戸籍謄本などにより事業主が続柄を確認
・届書の備考欄に事業主が「続柄確認済み」と記入
以上の3点すべてを網羅した場合は添付書類の省略ができます。

②生計維持関係について
扶養認定を受ける方が別居している場合、仕送り事実と仕送り額が確認できる預金通帳の写し又は現金書留の控え（写し）が必要となりました。
従前は申立のみでOKでした。
添付書類の省略は無しで、申立のみでは被扶養者としての認定は行わないとのことです。

但し、16歳未満又は16歳以上の学生の場合は、仕送り事実と仕送り額が確認できる証明書類の添付は不要です。

③同居の確認について
扶養認定を受ける方が同居の場合、原則住民票の添付は不要です。
但し、日本年金機構において同居の確認ができなかった場合は、書類の提出が求められることになります。

※戸籍謄本等とは
・続柄が確認できる扶養認定を受ける方の戸籍謄本又は戸籍抄本
・被保険者と扶養認定を受ける方が同一世帯で、被扶養者が世帯主の場合は住民票

詳細は日本年金機構の「日本国内に住所を有する被扶養者の認定事務」にかかるQ&Aをご覧ください。
http://www.nenkin.go.jp/oshirase/taisetu/2018/201809/20180905.files/04.pdf

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タグ：健康保険,扶養,添付書類,仕送り,認定,扶養認定,住民票,戸籍謄本,戸籍抄本,同居,別居

平成30年度版「算定基礎届の記入・提出ガイドブック」公開

年に1回の一大イベント「算定基礎届」の時期が近づいてきました
それに先駆けて日本年金機構から今年度の「算定基礎届の記入・提出ガイドブック」が公開されました。

基本的な届出に関するルールの変更はありませんが、今年度より様式が大きく変わります。
特に備考欄には色々な項目が設けられ、詳細に記入するように求められています

ガイドブックには様々な事例と記入例が掲載されており、また算定基礎届だけではなく、「月額変更届」や「賞与支払届」についても載っています

事務担当者の方、必見です
直前に慌てることのないよう、手元に置いて今のうちから目を通しておくことをお勧めします

ダウンロードはこちら↓
日本年金機構「算定基礎届の記入・提出ガイドブック（平成30年度）（PDF9,667KB）」
https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/kenpo-todoke/hoshu/20141225.files/santeiguideH30.pdf


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