郵便の送り方の違いをご存知ですか？ [事務手続き]
デジタル化やペーパーレスがささやかれている昨今ですが、アナログの書類のやり取りはゼロにはなっていません。
もともと郵便にはさまざまな種類がありますが、皆さんは郵便の種類の違いはご存知ですか？
人事労務に携わる人はもちろん、業務に限らず知っていると日常でも役立つ郵便の種類について
簡単にまとめてみましたので、知っている方もそうでない方も一緒におさらいしてみましょう。
①普通郵便
一番基本の郵便です。定型の物であれば84円から送ることができるのでとても便利ですね。
この普通郵便は配送の記録は残らず、一度出したものはよっぽどのことがない限りは、原則発送を止めることはできません。
まためったに起こりませんが、郵便事故が発生した場合も保障のない発送方法です。
今年10月2日より日曜祝日に加え土曜日の配達も休止になりましたので、到着するまでの日にちには注意が必要です。
②特定記録郵便
「ポストに入れた」という記録が残る郵便です。
また配達の際にも手渡しではなくポストに配達されます。簡易書留にするほどでもない書類や
対面での受け取りが難しい場合に書類を送る際に使われることも多いようです。
③簡易書留
記録が残り、相手への受け渡しが手渡しされる郵便です。
相手が確かに受け取ったことを確認したい場合や、万が一の事故にあってしまっては困るような重要な書類の送付に使われる事が多いようです。
④書留郵便
簡易書留と似ていますが、その二つの違いは補償金額です。また記録の取り方が細かいため、価値の高いものを送りたい時に便利な送付方法です。
補償金額により送付の価格は違います。
⑤現金書留
唯一現金が送れる郵便の方法です。
どうしても現金を送らないとならない場合に使われます。また現金書留専用の封筒を用意したり割り印を押したりしないとならないため、手間がかかります。昨今では振込等に比べて料金がかかる事が多いため、使うかどうかの好みが分かれると思われます。
⑥配達証明郵便
書留郵便に配達証明をつける送付方法です。
書留なので相手方へは手渡しで配達され、配達が完了すると差出人にはいつ配達されたのかがわかるはがきが届きます。
確実にいつ相手が受け取ったのかを知りたい時に便利です。
⑦速達郵便
普通郵便や簡易書留、書留など早く届けたい場合にプラスで使います。
つけるとどれくらい早くなるのかは一概には言えませんが、遠くへ送る際にはだいぶ違いがあります。
普通郵便は原則１日１回配達であるのに対し、複数回配達してくれるというメリットもあります。
また普通郵便は土日曜祝日は配達されませんが、速達であれば配達されますので急いでいるときには便利ですね。
⑧スマートレター
A5ファイルサイズまでの書類を送るのに便利なツールです。専用のスマートレターを購入して郵便ポストに投函すれば届けてくれます。
ただし送るものには制約があり、追跡はできません。
さらに土日祝日の配達と速達の対応はできないのと郵便事故の保障はありませんのでちょっとしたものを送る際には便利ですが注意が必要です。
⑨レターパックライト
上記スマートレターよりも大きいA4ファイルサイズまでの物を送るのに便利なツールです。こちらは追跡番号がついているので配達までの足取りを大まかに追いかけることができます。配達は郵便ポストへの投函となります。
⑩レターパックプラス
レターパックライトと同じくA4サイズの物が送れます。またこちらは対面の手渡しで配達してくれますので、確実に届けたいものの配送に便利です。
①～⑦の各種郵便はもちろん信書が送れます。
請求書を始めとする信書と呼ばれる重要書類は運送会社のメール便などでは送ることのできないのは、ご存知ですか？
実は⑧～⑩までのポスト投函ツールは、信書も送ることができます。
うまく活用すればビジネスシーンでも活躍の場が多い便利な送付方法です。
どうでしたか？
細かく分類すれば、このほかにも様々な書類の送付方法がありますが、大まかに郵便の種類について解説してみました。
どんな書類なのか。どのように届けるのが適切なのかなど、知識として蓄えておくと何かと便利なのではないかと思います。
みなさまの日常のシーンで役立てる日が来ますように。
参考サイト：日本郵政グループHP（https://www.post.japanpost.jp/index.html）
社会保険労務士法人ヒューマン・プライム AT
